Manual de admin

Manual operativo para administradores en EMA Clinic. Tu rol cubre todo lo que no es atención clínica: configurar la clínica, gestionar usuarios, definir prestaciones y precios, manejar convenios, generar reportes regulatorios y supervisar operaciones.

Tu día típico

Tu vista al loguearte muestra:

1. Métricas operacionales — encuentros del día, ingresos, no-shows, carga por médico.
2. Pendientes de admin — usuarios por aprobar, documentos fiscales rechazados, diferencias de caja, reportes vencidos.
3. Tasks regulatorias — reporte estadístico mensual a la autoridad sanitaria, declaraciones de patologías priorizadas vencidas, notificaciones obligatorias pendientes.

Configurar la clínica

Datos básicos

Config → Organización:

• Razón social, identificador tributario del país (en Chile RUT), dirección, teléfono.
• Logo (PNG/SVG) — aparece en topbar y documentos.
• Branding (colores secundarios — el primary se mantiene EMA).
• Email institucional para CC en notificaciones.

Establishment code (DEIS)

• Código de establecimiento único de tu clínica (en Chile, código DEIS del MINSAL).
• Crítico para reportes regulatorios y declaraciones de patologías priorizadas.
• Si no tienes uno, gestionar con SEREMI Salud regional.

Horarios de atención

Config → Horarios:

• Días y horas de funcionamiento.
• Excepciones (feriados, mantenciones).
• Define los slots disponibles para agenda.

Gestionar usuarios

Crear usuario nuevo

1. Config → Usuarios → + Nuevo usuario.
2. Ingresar:
   • Email institucional (debe ser único en emashared.users).
   • Nombre completo.
   • Rol: medico, enfermera, secretaria, cajero, admin, profesional.
3. Click Invitar → sistema envía email con link de setup.
4. Usuario configura su password y entra.

Asignar roles múltiples

Un usuario puede tener múltiples roles en múltiples tenants:

-- Ejemplo: Cristian es médico en clinic-aurora y admin en clinic-beta
SELECT user_id, tenant_id, role FROM emashared.user_roles
WHERE user_id = 'cristian-uuid';

Para agregar un rol adicional:

1. Config → Usuarios → click en usuario → + Agregar rol.
2. Seleccionar tenant (si eres platform_admin) o el tenant actual.
3. Seleccionar rol.
4. Click Asignar.

Desactivar usuario

1. Config → Usuarios → click en usuario → Desactivar.
2. Sistema marca is_active=false en user_roles.
3. Usuario pierde acceso inmediatamente.
4. Datos asociados (audit, encounters firmados) se preservan.

Precaución

No elimines usuarios que firmaron documentos clínicos. La firma debe persistir. Solo desactiva.

Prestaciones (Services)

Crear servicio

1. Config → Prestaciones → + Nueva prestación.
2. Definir:
   • Nombre (ej: “Consulta médica general”).
   • Código interno.
   • Código FONASA (si aplica).
   • Categoría (consulta, procedimiento, examen, etc.).
   • Recursos requeridos: profesional, sala, equipo.
3. Pricing:
   • base_price_clp (particular).
   • agreement_prices por convenio.
   • Reglas de cobertura pública por tramo (en Chile Fonasa A/B/C/D con copagos correspondientes).
   • Bonos de cobertura privada (en Chile, Isapre).
4. Click Guardar → crea HealthcareService FHIR.

Ajustar precios

1. Config → Prestaciones → click en prestación → Editar precios.
2. Cambiar base_price_clp (mantiene historial).
3. Cambiar agreement_prices por convenio individual.
4. Sistema aplica nuevo precio a partir de ahora — encuentros anteriores conservan el precio histórico.

Convenios (Agreements)

Registrar convenio

1. Config → Convenios → + Nuevo convenio.
2. Datos del pagador:
   • Razón social, identificador tributario del país, dirección.
   • Email facturación (para envío de factura mensual).
   • Modo: prepagado / postpagado.
3. Lista de servicios cubiertos con precio especial.
4. Lista de pacientes/funcionarios — opcional, puedes cargar XLSX.
5. Click Activar → convenio queda operativo.

Facturar mensual

1. Reportes → Convenios → seleccionar mes.
2. Sistema agrega todos los Invoice draft del convenio.
3. Generar factura electrónica 33 vía emadte.
4. Enviar por email al pagador.
5. Marcar como pagada cuando llega depósito.

Reportes regulatorios

REM mensual

1. Reportes → REM mensual.
2. Seleccionar mes.
3. Click Generar.
4. Sistema agrega encounters por establishment_code, estructurado por categorías + CIE-10.
5. Audit: ver qué encounters se incluyeron y cuáles se excluyeron (con razón).
6. Descargar XLSX.
7. Subir manualmente al portal de la autoridad sanitaria del país (en Chile, el portal DEIS del MINSAL).
8. Marcar como submitted con fecha de envío.

Reporte de patología priorizada

Reportes → Patología priorizada (en Chile, el menú aparece como “GES”):

• Declaraciones del periodo.
• Por patología, médico declarante, fecha.
• Pendientes (vencidas o por vencer).

Reporte de notificación obligatoria

Reportes → Notificación obligatoria (en Chile, el menú aparece como “ENO”):

• Notificaciones del periodo.
• Por patología, fecha.
• Trazabilidad al paciente.

Auditoría

Reportes → Audit logs:

• Toda acción de cualquier usuario, queryable por:
  • Usuario.
  • Acción (create, update, delete).
  • Recurso (Patient, Encounter, etc.).
  • Rango de fechas.
• Exportable a XLSX.

Multi-tenancy y aislamiento

Si tu clínica es parte de una red (varias clínicas con un mismo admin platform):

• Cada clínica = tenant separado en emashared.tenants.
• ORGBAC en Aidbox aísla los datos clínicos.
• RLS en Supabase aísla los datos operacionales.
• Tres capas independientes garantizan que clínica A no ve datos de clínica B.

Si eres platform_admin (staff de EMA), puedes ver datos de soporte cross-tenant. Pero solo para operaciones administrativas, no para explorar pacientes.

Configurar EMI (asistente IA)

1. Config → EMI → Activar.
2. Configurar nivel de acceso:
   • is_active — habilita/deshabilita el botón flotante.
   • Rate limit (queries/usuario/día).
3. Sistema deja tenant_emi_access.is_active = true.
4. Usuarios ven el botón coral en esquina inferior derecha.

Configurar auth providers

Config → Autenticación:

• Email + password (default).
• Google OAuth (necesita google_client_id).
• Microsoft 365 (necesita microsoft_tenant_id).
• Magic link (no requiere config adicional).

Cuanto más providers, mejor UX para tus usuarios. Recomendamos al menos email + magic link.

Lo que SÍ puedes hacer (poder total)

• Configurar todo lo no-clínico.
• Ver toda la actividad de la clínica.
• Generar reportes regulatorios.
• Reasignar roles, desactivar usuarios.
• Anular documentos fiscales con razón regulatoria.
• Modificar precios y convenios.
• Acceder a audit logs.

Lo que NO debes hacer (aunque puedas)

• Modificar Conditions clínicas confirmadas — eso es del médico que diagnosticó.
• Anular encuentros con discharge ya firmado — el discharge es legal, no se puede borrar.
• Cambiar identidad de un Patient una vez admitido — crea uno nuevo si hay error.
• Compartir tu password con el equipo — cada quien con su usuario, audit es por user_id.

Atajos útiles

Atajo	Acción
⌘ + K	Búsqueda global
⌘ + .	Abrir EMI
⌘ + Shift + R	Ir a Reportes
⌘ + Shift + U	Ir a Usuarios

Buenas prácticas

• Auditoría es tu mejor amiga — revisa audit logs semanalmente.
• REM siempre antes del 15 del mes siguiente — el plazo legal.
• Capacita a tu equipo en override correcto de ESI, detección de patologías priorizadas y anulaciones de caja.
• Establece un protocolo de bug reporting — usuarios reportan a ti, tú escalas a EMA Health soporte si es producto.
• Revisa user_roles trimestralmente — desactiva quienes ya no trabajan.
• Mantén convenios actualizados — precios cambian, planes nuevos aparecen.