Workflows paso a paso

Esta página te guía paso a paso a través de los flujos más comunes en EMA Lab. Cada workflow está pensado para que lo puedas seguir sin saltar pasos.

Nota

Las screenshots de cada paso se irán incorporando en próximas versiones. Por ahora, las descripciones son textuales.

Workflow 1 — Orden ambulatoria estándar

End-to-end desde que llega una orden hasta que se entrega el reporte. Involucra a recepción, flebotomista, TM y director.

Quién hace qué

Etapa	Responsable	Duración aprox.
Admisión / orden	Recepción	3-5 min
Toma de muestra	Flebotomista	5-15 min
Transporte	Logística	variable
Check-in lab central	Recepción / TM	1-2 min/lote
Análisis	Equipo + TM	depende analizador
Validación stages 1-3	TM	1-3 min
Firma	Director (si aplica)	1-2 min
Entrega	Sistema (auto)	inmediato

Paso a paso · Recepción (admisión)

1. Click Órdenes → + Nueva orden.
2. Buscar paciente por su identificador nacional (en Chile, RUT con validación de dígito verificador) o crear nuevo.
3. Seleccionar cliente (clínica origen) o marcar walk-in.
4. Seleccionar tests:
   • Buscar por código LOINC, nombre clínico o profile.
   • Sistema auto-explora profile (perfil bioquímico → 12 tests).
5. Verificar cobertura del paciente: particular, pública, privada con bono, o convenio (en Chile: particular, Fonasa, Isapre, convenio).
6. Click Crear orden → genera ServiceRequest per test (ADR-003).
7. Sistema imprime/muestra etiquetas tubo Code 128B con barcode + info paciente + test.
8. Direct paciente a sala de toma (si toma en site) o entrega tubos pre-etiquetados al cliente externo.

Paso a paso · Flebotomista (toma de muestra)

1. Recibir paciente con su QR/orden impresa.
2. En Check-in flebotomista, buscar la orden por barcode o por identificador nacional del paciente.
3. Verificar identidad del paciente leyendo su identificador nacional verbalmente y haciendo que confirme.
4. Seleccionar tubos a tomar (sistema te dice cuántos según los tests).
5. Tomar muestra, etiquetar tubos con stickers pre-impresos.
6. Click Confirmar toma → cambia Specimen.status a available.
7. Si hay no-conformidad (vena difícil, hemólisis, paciente no colaborador): click Reportar NC y seleccionar razón GP41.
8. Entregar tubos a logística para transporte.

Paso a paso · Recepción central (check-in lote)

1. Recibir lote de tubos del transporte.
2. En Check-in lote, escanear cada barcode con lector USB.
3. Sistema valida:
   • Barcode existe en orden.
   • Tubo correcto para el test.
   • Volumen suficiente (si aplica).
   • Temperatura de transporte (si tracker conectado).
4. Si todo ok → click Recepcionar lote → Specimen.status=received.
5. Si hay rechazo: marcar NC con razón GP41 + foto evidencia.
6. Sistema rutea automáticamente cada test a su sección (HEM, QUI, MICRO, etc.) según routing_rules.

Paso a paso · TM (worklist + análisis)

1. En Worklist, ver cola de la sección con TAT countdown semáforo.
2. Click en el test → ver detalle (paciente, prioridad, comentarios clínicos).
3. Cargar tubo en analizador o ejecutar técnica manual.
4. Cuando hay resultado:
   • Hub on-prem: el equipo envía via ASTM/HL7v2 → llega automático.
   • Manual: click ManualEntry → ingresar valor → save.
5. Sistema corre Stage 1 técnica automático:
   • Verifica tech_section_auth — tu autorización para esa sección.
   • Si no autorizado, te pide aprobar con tu superior.
6. Sistema corre Stage 2 EMI evaluator:
   • Reglas auto: rangos de referencia, delta check, panic value.
   • Output: ok / warn / fail.
7. Sistema corre Stage 3 autoverify:
   • Si cumple condiciones (ej: en rango + edad + sexo correctos) → auto-final.
   • Si no, pasa a Stage 4 director.
8. Si auto-final: result queda como Observation.status=final.
9. Si pasa a Stage 4: aparece en cola del director con razón hold.

Paso a paso · Director (firma stage 4)

1. En Validación pendiente, ver tests holdeados con razón.
2. Click en el test → ver:
   • Valor + referencia + interpretación.
   • Razón del hold (EMI fail, autoverify no cumple, valor crítico).
   • Histórico del paciente (si existe).
3. Si firma → click Firmar y liberar → genera DR final + QR verify code.
4. Si descarta → click Rechazar con razón → vuelve al TM con solicitud de re-test.
5. Sistema envía DR firmado al EHR cliente vía HL7v2 ORU outbound o FHIR Subscription.

Lo que pasa automáticamente

• El documento fiscal electrónico se emite vía emadte si la orden facturó al momento (en el plug-in chileno, Boleta 39 o Factura 33 contra SII) facturó al momento.
• REM mensual incluye automáticamente esta orden.
• Stewardship acumula isolates si fue cultivo (para reporte trimestral CLSI M39).
• Audit log registra cada cambio.
• Critical value notification se dispara si el valor es crítico — Communication FHIR + escalation chain.

Workflow 2 — Cultivo bacteriano + antibiograma

Workflow completo de microbiología — desde siembra hasta antibiograma firmado.

Paso a paso

1. TM micro: recepciona muestra, registra Specimen.collection.
2. Sembrar placa (agar sangre, MacConkey, etc. según sospecha).
3. En Micro Cultures, click + Nueva culture → asociar a ServiceRequest.
4. Stage incubation: timestamp inicial, timeout 48h default.
5. Día 1-2 — observación:
   • Sin crecimiento → mantener incubación.
   • Crecimiento detectado → click Stage growth_detected + Gram tinción.
6. Identificación organismo:
   • Manual (colonia + bioquímica) → seleccionar de micro_organism_catalog (80+ SNOMED).
   • MALDI-TOF Bruker: importar archivo CSV → parser auto-clasifica por confidence tier (≥2.3 high / ≥2.0 secure-genus / ≥1.7 probable / menor a 1.7 reject).
   • Si tier “probable” o menor → banner amber pending review → director valida.
7. Click Stage organism_identified.
8. Cargar panel antibiograma:
   • Seleccionar panel del catálogo (antibiogram_panels).
   • Sistema lista los antibióticos según panel + organism.
9. Ingresar resultados SIR + MIC/zone para cada abx.
10. Click Stage susceptibility_complete.
11. Sistema crea cascada FHIR:
    • DR partial → preliminary → final.
    • Observation hierarchy: culture → organism → panel → abx components.
12. Director firma DR final.

Hemocultivo+ (urgencia)

1. Cuando se detecta crecimiento en hemocultivo (matraz BACTEC, BacT/ALERT, etc.):
2. TM marca Stage growth_detected + activa flag hemocultivo+.
3. Sistema automáticamente crea Task FHIR critical-value-notification (L051).
4. MD tratante recibe alerta SMS/email/in-app.
5. MD acknowledge dentro de 30 min (Communication.received).
6. Si no hay ack en 30 min → escalation chain (director MD).
7. Continuar workflow normal con prioridad alta.

No marcar negativo automático

Cultivos negativos NO se marcan automático (ADR-021). El TM debe confirmar manualmente cuando se cumple el timeout (48h estándar / 14d hongos / 42d micobacterias). Esto es deliberado para evitar falsos negativos.

Workflow 3 — QC interno (Westgard)

Control de calidad continuo en cada turno.

Paso a paso

1. Cargar QC lot (al recibir el lote nuevo):
   • QC → Lots → + Nuevo lot
   • Ingresar mean/SD del fabricante o calcular interno (≥30 corridas).
2. Correr QC point en cada turno:
   • QC → Run QC → seleccionar lot + level (low/normal/high).
   • Sistema compara contra targets.
3. Sistema corre Westgard rules:
   • 1-2s: 1 punto fuera de 2SD → warn.
   • 1-3s: 1 punto fuera de 3SD → fail.
   • 2-2s: 2 consecutivos fuera de 2SD → fail.
   • R-4s: 2 consecutivos en lados opuestos con diff >4SD → fail.
   • 4-1s: 4 consecutivos fuera de 1SD mismo lado → fail.
   • 10-X: 10 consecutivos mismo lado del mean → fail.
   • 7-T strict (L024): 7 consecutivos monotónicos sin repetidos → warn (default).
4. Si pasa → liberar batch.
5. Si falla:
   • Repetir QC con otro tubo del mismo lot.
   • Si vuelve a fallar: NC tipo equipment + lock batch.
   • Director puede override con razón (queda audit).

Workflow 4 — Stewardship CLSI M39 (trimestral)

Reporte institucional de antibiograma. Solo lo ejecuta admin/director.

Paso a paso

1. Cron trimestral (1º de Q) corre stewardship-quarterly automático.
2. Engine genera draft report con:
   • Filter ≥30 isolates por organism × abx (CLSI M39).
   • Calc % susceptibility.
3. Director va a Stewardship → Reports → ver draft.
4. Click Dry-run preview (L072):
   • Sistema muestra qué se publicaría sin escribir FHIR.
   • Director revisa cifras.
5. Si ok → click Marcar ready_for_signing.
6. Multi-signer (L075):
   • Director firma.
   • Microbiólogo firma.
   • Otros signers configurados.
7. Cuando todos firman → status=fully_signed → emit:
   • DocumentReference FHIR + DetectedIssue canonical.
   • XLSX writer + R2.
   • Available para distribución.
8. Director descarga PDF/XLSX y comparte con clínicos del recinto.

Workflow 5 — Importación molecular

Para resultados PCR / NGS desde plataformas externas.

Paso a paso

1. TM molecular recibe archivo CSV/JSON del equipo (vendor-specific).
2. En Molecular → Import, seleccionar parser del registry.
3. Click Importar archivo.
4. Sistema parsea + valida:
   • Si target crítico configurado en molecular_critical_targets → flag pending_review + banner amber.
   • Si no → auto-import → Stages 1-4 normal.
5. Si pending_review → director valida antes de Stage 3.
6. Resultados van a worklist molecular para validación normal.

Workflow 6 — Critical value notification

Cualquier valor crítico (ej: K+ menor a 2.5, glicemia menor a 40, hemocultivo+).

Paso a paso

1. Sistema detecta valor crítico al ingresar resultado (per-test config).
2. Insert critical_value_log con source=auto.
3. POST Communication FHIR con:
   • category=alert
   • recipient=requester (MD que solicitó)
   • payload con valor + referencia.
4. Sistema notifica MD via SMS/email/in-app.
5. MD debe acknowledge dentro de 30 min:
   • Click en notificación → Communication.received con timestamp.
6. Si no hay ack en 30 min → escalation:
   • Director del lab recibe alerta.
   • Si el director no responde, va al CMO de la institución.
7. Audit completo en critical_value_log con timestamps.

Workflow 7 — Hub on-premise (analizador → cloud)

Para sites con analizadores físicos.

Paso a paso

1. Admin instala Hub Docker (ver deploy).
2. Hub se autentica con hub-token y empieza a:
   • Pull worklists cada N segundos.
   • Heartbeat cada 60s.
3. TM: cargar tubo en analizador físico.
4. Analizador envía resultado vía ASTM/HL7v2 al Hub local.
5. Hub envía al cloud vía POST /api/hub/results.
6. Cloud:
   • Inserta Observation.
   • Auto-consume reactivos vía autoConsumeReagent() (FIFO si configurado).
   • Result entra al worklist normal de validación.
7. TM valida normal (Stages 1-4).

Workflow 8 — No-conformidad CLSI GP41

Cuando algo no cumple los estándares.

Paso a paso

1. Cualquier rol detecta el issue.
2. En el lugar correspondiente (orden, muestra, equipo, TAT), click Reportar NC.
3. Seleccionar razón (16 razones GP41):
   • pre-analytical: hemólisis, lipemia, ictericia, mal etiquetado, volumen insuficiente, etc.
   • analytical: error reactivo, contaminación, interferencia, etc.
   • post-analytical: error transcripción, retraso reporte, etc.
   • SLA: TAT excedido, comunicación tardía.
4. Adjuntar evidencia (foto, screenshot, datos).
5. Click Crear NC → genera DetectedIssue FHIR.
6. Determinar acción correctiva:
   • Reject muestra (si pre-analytical).
   • Repetir test (si analytical).
   • Notify cliente externo (si afecta entrega).
   • Open investigation (si recurrente).
7. Director revisa investigaciones críticas.
8. NC queda en nonconformities para reporte regulatorio.

Patrones cross-workflow

• Validación 4 stages siempre — incluso autoverify pasa por las 4 fases para audit completo.
• Async no bloqueante — facturación, HL7v2 outbound, FHIR emission y emails no bloquean al usuario.
• Audit completo — toda mutación queda con tenant_id, user_id, action, resource_type, changes.
• Per-test ServiceRequest — facturación, routing y validación son granular por test (ADR-003).
• FHIR canonical + Supabase operacional — para datos clínicos (Observation, DR, Specimen) Aidbox es canonical. Para datos operacionales (worklists, QC config, billing) Supabase es source of truth.