Workflows paso a paso

Esta página te guía paso a paso a través de los flujos más comunes en EMA Clinic. Cada workflow está pensado para que lo puedas seguir sin saltar pasos.

Nota

Las screenshots de cada paso se irán incorporando en próximas versiones. Por ahora, las descripciones son textuales.

Workflow 1 — Atención ambulatoria completa

End-to-end desde que llega el paciente hasta que se emite la boleta. La atención típica involucra a secretaria, cajero y médico.

Quién hace qué

Etapa	Responsable	Duración aprox.
Admisión	Secretaria	3-5 min
Cobro	Cajero	2 min
Espera	Paciente	variable
Atención	Médico	15-30 min
Cierre + boleta	Sistema (auto)	menos de 30 seg

Paso a paso · Secretaria

1. Recibir al paciente en mesón.
2. Click en Pacientes → + Nuevo paciente (si es nuevo) o búsqueda por RUT (si ya existe).
3. Si es nuevo: completar formulario MPI con identificador nacional del paciente (en Chile el RUT, con validación de dígito verificador), nombres, fecha de nacimiento, género y contacto.
4. Si ya existe: verificar que los datos sigan vigentes (teléfono, email, dirección).
5. Click en + Nuevo encuentro desde la ficha del paciente.
6. Seleccionar service-type (consulta médica, control, urgencia, etc.).
7. Asignar profesional (si está agendado, ya viene preseleccionado).
8. Click en Crear encuentro → genera Encounter status=arrived.
9. Dirigir al paciente a caja (si aplica copago) o a sala de espera.

Paso a paso · Cajero

1. Recibir al paciente en caja.
2. En la pantalla de Caja, ver pendientes de cobro del día.
3. Click en el encuentro del paciente → ver monto a pagar.
4. Verificar Coverage del paciente: particular, cobertura pública, privada con bono o convenio (en el plug-in chileno: particular, Fonasa, Isapre o convenio).
5. Si es cobertura pública: validar el tramo correspondiente (en Fonasa, A, B, C o D); el sistema calcula el copago automático.
6. Si es cobertura privada con bono: ingresar número de bono y monto (en Chile, vía Isapre).
7. Seleccionar método de pago: efectivo, débito, crédito, transferencia.
8. Click en Cobrar → genera cash_movements + Invoice draft.
9. El sistema emite el documento fiscal electrónico automáticamente en segundo plano (en Chile, Boleta 39 al SII).
10. Imprimir/enviar comprobante al paciente.

Paso a paso · Médico

1. Ver dashboard de turno → lista de pacientes en sala de espera con tiempos de espera.
2. Click en el paciente → abre ficha clínica.
3. Sistema cambia Encounter status a in-progress.
4. Anamnesis: anotar motivo consulta, antecedentes, síntomas.
5. Examen físico: registrar vitales (PA, FC, FR, T°, SpO2). Estos se guardan como Observation FHIR.
6. Si necesitas un SDC (Structured Data Capture, ej: PHQ-9, EPDS), abrirlo desde el panel derecho. El sistema extrae respuestas a Observation/DocumentReference automáticamente.
7. Diagnóstico: agregar Condition con CIE-10 o SNOMED.
   • Sistema sugiere diagnósticos basados en motivo + síntomas.
   • Al confirmar (status=confirmed), si es GES, aparece task automática de declaración (24h SLA).
   • Si es ENO, aparece task de notificación al MINSAL.
8. Prescripciones: agregar MedicationRequest con dosis, frecuencia, duración. Sistema verifica interacciones contra medicación activa.
9. Plan: agendar próxima consulta, exámenes, etc.
10. Click en Cerrar encuentro → status=finished.
11. Sistema genera discharge-summary (Composition) firmado QR.

Lo que pasa automáticamente

• El documento fiscal electrónico se emite sin que nadie lo dispare manualmente (en el plug-in chileno, contra SII).
• REM mensual incluye automáticamente este encuentro.
• Audit log registra cada cambio.
• Si hay GES, llega notificación al médico.

Workflow 2 — Atención de urgencia (ESI triaging)

Atención de urgencia con triaging según escala ESI (Emergency Severity Index, 1-5). Involucra a enfermera (triagista) + médico.

Niveles ESI

ESI	Severidad	SLA puerta-médico
1	Resucitación inmediata	0 min
2	Emergente	10 min
3	Urgente	30 min
4	Menos urgente	60 min
5	No urgente	120 min

Paso a paso · Triagista (enfermera)

1. Paciente llega al box de triaje.
2. En el módulo Urgencia, click en + Nuevo triaje.
3. Buscar/crear paciente (igual que ambulatorio).
4. Abrir el Triage Wizard (questionnaire SDC).
5. Completar: motivo consulta, dolor (escala 0-10), vitales, síntomas de alarma.
6. Sistema corre esiSuggesterEngine y propone un ESI.
7. Decidir:
   • Si estás de acuerdo → click Aceptar sugerencia. Queda triage_esi_audit con suggested = final.
   • Si no estás de acuerdo → click Override y especificar razón (texto libre + categoría: “criterio clínico”, “comorbilidad”, etc.).
8. Paciente queda en la cola visual con countdown SLA.

Override no es opcional

Si decides un ESI distinto al sugerido, debes registrar la razón. Sin razón, el override no se guarda y las métricas operacionales quedan inconsistentes.

Paso a paso · Médico de urgencia

1. Ver la cola visual con 5 filas (ESI 1-5) ordenadas por prioridad.
2. Llamar al siguiente paciente (el que tenga countdown más bajo).
3. Atención clínica igual a ambulatorio (anamnesis, examen, diagnóstico, tratamiento).
4. Si el paciente requiere observación: cambiar Encounter class=ER-observation y dejar nota.
5. Si requiere derivación a hospital: generar ServiceRequest de traslado.
6. Al cerrar: discharge instructions + receta + indicaciones.

Métricas que verás luego

• Tiempo puerta-médico promedio por ESI.
• Tasa de override de la triagista (vs. sugerencia del sistema).
• Distribución de acuity (% por nivel ESI).
• Reingresos a 72h.

Workflow 3 — Declarar patología priorizada

Muchos países tienen regímenes de patologías priorizadas que garantizan plazos y cobertura. En Chile el régimen se llama GES (Garantías Explícitas en Salud) y cubre 85+ patologías; otros países tienen sus equivalentes con catálogos distintos. EMA Clinic detecta automáticamente las patologías cubiertas por el plug-in nacional activo y avisa al médico.

Paso a paso

1. Durante la consulta, agregar Condition con CIE-10/SNOMED.
2. Si la patología es GES (HTA, DM2, asma, depresión, cáncer mama, etc.), sistema muestra banner GES y crea task con deadline 24h.
3. Click en Tasks (sidebar) → ver pendiente “Declarar GES”.
4. Click en la task → se abre el formulario GES con datos prellenados:
   • Patología (auto-detectada).
   • Identificador nacional del paciente (en Chile, RUT) y fecha sospecha.
   • Establecimiento (tu clínica, por establishment_code).
5. Verificar/completar y click en Declarar.
6. Sistema genera Flag (GES) + Communication (notificación al paciente) + cierra la task.
7. Paciente recibe email/SMS con derechos GES y plazos.

Consejo

¿Y si no es GES? Solo confirma la Condition sin más. El sistema no genera task. Si crees que debería ser GES y no aparece, reportar a soporte para revisar el catálogo (ema-fhir/ges-catalog).

Workflow 4 — Notificar enfermedad de notificación obligatoria

La mayoría de los países exigen notificar a la autoridad sanitaria ciertas patologías que tienen impacto epidemiológico (en Chile, el régimen ENO con 150+ códigos ICD-10 reportables al MINSAL). El plug-in nacional define el listado y los plazos.

Paso a paso

1. Al confirmar Condition con CIE-10 ENO (TB, COVID, sífilis, etc.), sistema crea task eno-notification con deadline 24h.
2. Click en Tasks → ver task pendiente.
3. Abrir formulario ENO prellenado.
4. Completar campos faltantes (fuente probable, contactos, etc.).
5. Click en Notificar → genera Communication category=alert + payload estructurado.
6. Sistema cierra la task.
7. REM mensual incluye la notificación automáticamente al export DEIS.

Workflow 5 — Agendar paciente nuevo (multi-recurso)

Cuando una consulta requiere médico + sala + equipo simultáneamente (ej: dermatología con dermatoscopio, traumatología con rayos).

Paso a paso · Secretaria

1. Click en Agenda → + Nueva cita.
2. Buscar/crear paciente.
3. Seleccionar service-type: ej. “consulta dermatología”.
4. Sistema detecta que requiere recursos: médico-X + sala-Y + dermatoscopio-Z.
5. Seleccionar rango de fechas (ej: “próxima semana”).
6. Sistema corre availability-engine y muestra slots virtuales donde los 3 recursos coinciden + sin colisiones.
7. Elegir slot → click Agendar.
8. Sistema crea Appointment con basedOn ServiceRequest (si aplica).
9. Paciente recibe SMS/email confirmación.

Si no hay slots

• Cambiar el rango de fechas.
• Cambiar el médico (si hay alternativos).
• Sistema sugiere el primer slot disponible automáticamente.

Workflow 6 — Pricing 3-tier (Particular, Coverage, Convenio)

Tres flujos posibles de cobro según el caso del paciente.

Particular

1. Sin Coverage activa.
2. Cobra base_price_clp del servicio.
3. Cajero cobra al momento de la atención.
4. Boleta 39 SII al paciente.

Fonasa / Isapre

1. Validar Coverage:
   • Fonasa: tramo A (gratis), B (10% copago), C (10%), D (20%).
   • Isapre: requiere bono físico o digital.
2. Sistema calcula copago automáticamente.
3. Cobra solo el copago.
4. Resto se factura al pagador.

Convenio empresa / govt

1. Paciente pertenece a empresa con convenio activo.
2. Sistema busca agreement_prices.
3. NO se cobra al paciente.
4. Invoice draft queda postpaid.
5. Mensual: factura electrónica al convenio.

Workflow 7 — Generar REM mensual

El reporte estadístico mensual a la autoridad sanitaria del país es obligación regulatoria. En Chile el reporte se llama REM (Resumen Estadístico Mensual) y se entrega al DEIS del MINSAL antes del día 15 del mes siguiente; otros países tienen formatos y plazos equivalentes. Solo el admin puede ejecutarlo.

Paso a paso

1. Login como admin.
2. Click en Reportes → REM mensual.
3. Seleccionar mes (ej: marzo 2026).
4. Click en Generar.
5. Sistema agrega encounters del mes filtrados por establishment_code.
6. Estructura por categorías + CIE-10 según template MINSAL.
7. Descarga XLSX automática.
8. Sistema muestra audit: cuántos encounters se incluyeron, cuántos se excluyeron y por qué.
9. Admin sube el XLSX al portal DEIS MINSAL manualmente.

Nada se envía automáticamente al MINSAL

EMA Clinic genera el REM pero no lo envía. El admin debe subirlo al portal DEIS. Esto es por requerimiento regulatorio.

Patrones cross-workflow

• Auto-detection con verificación humana — el sistema sugiere (Conditions provisional, ESI, GES, ENO) y tú confirmas o anulas con razón. Nunca decide por ti en lo clínico.
• Tasks como SLAs — si algo vence, aparece en tu dashboard rojo. Tasks vencidas se marcan automáticamente como failed.
• Async no bloqueante — DTE, emails y reportes corren en background. Si fallan, queda registro y se reintenta. No te bloquea la respuesta al paciente.
• Audit completo — toda mutación queda con tu user_id, timestamp y cambios. El admin puede consultar quién hizo qué.