Manual de secretaria / recepción

Manual operativo para secretarias y personal de recepción en EMA Clinic. Cubre admisión, gestión de agenda, registro de pacientes y comunicación con el paciente.

Tu día típico

Tu vista al loguearte muestra:

1. Agenda del día — citas con estado (confirmada, pendiente, en sala).
2. Pacientes en espera de admisión — los que llegaron pero no han sido admitidos.
3. Pendientes — confirmaciones por hacer, documentos que faltan.

Registrar paciente nuevo (MPI)

MPI = Master Patient Index. Cada paciente único en tu clínica.

1. Click Pacientes → + Nuevo paciente.
2. Ingresar identificador nacional del paciente (en Chile el identificador nacional, con validación automática de dígito verificador):
   • Si el identificador ya existe en tu clínica, el sistema te lo muestra y dice “Este paciente ya está registrado, ¿quieres abrir esa ficha?”.
3. Completar datos demográficos:
   • Nombres, apellido paterno, apellido materno.
   • Fecha nacimiento (sistema calcula edad automáticamente).
   • Género.
   • Nacionalidad.
4. Contacto:
   • Teléfono principal (móvil).
   • Email (importante para confirmaciones, recetas digitales).
   • Dirección con comuna (auto-suggest del catálogo nacional).
5. Coverage (si aplica):
   • Cobertura pública (en Chile, Fonasa con tramos A/B/C/D).
   • Cobertura privada con bono (en Chile, Isapre con plan).
   • Convenio empresa.
   • Particular (default).
6. Contacto de emergencia (opcional pero recomendado).
7. Click Guardar → crea recurso Patient FHIR.

Consejo

Si el paciente no tiene identificador nacional (extranjero turista, niño sin registro civil), usar passport o temporary-id como tipo de identificador. Sistema lo permite.

Datos sensibles

• Pacientes pueden marcar restricciones (Ley 20.584):
  • “No quiero que tal familiar acceda a mi info”.
  • “No quiero recibir SMS, solo email”.
• Estos consents quedan en Consent y bloquean automáticamente comunicaciones.

Admisión a un encuentro

1. Paciente llega → buscar por identificador nacional (⌘ + K).
2. Verificar que datos sigan vigentes (teléfono, email, coverage).
3. Click + Nuevo encuentro desde la ficha.
4. Seleccionar:
   • Service-type: consulta médica, control, urgencia, procedimiento.
   • Priority: routine, urgent, emergency.
   • Profesional asignado (si está agendado, ya viene).
   • Sala (si aplica).
5. Si es paciente sin coverage activo y va a particular: marcar.
6. Click Crear encuentro → Encounter status=arrived.
7. Imprimir/mostrar QR del encuentro (opcional) — paciente lo muestra en caja.
8. Dirigir paciente a:
   • Caja si hay copago.
   • Sala de espera si ya está pagado o convenio.
   • Box de triaje si es urgencia.

Gestión de agenda

Ver agenda

• Agenda → vista por día/semana/mes.
• Filtros: por médico, por sala, por tipo servicio.
• Slots con código de color: verde (libre), amarillo (citado), rojo (en atención).

Agendar nueva cita

1. Click en slot libre → modal “Nueva cita”.
2. Buscar paciente o crear nuevo (atajo desde el modal).
3. Seleccionar service-type.
4. Verificar que slot sirve (sistema valida disponibilidad de recursos).
5. Definir:
   • Modalidad: presencial / telemedicina (si tu clínica lo soporta).
   • Notificaciones: SMS + email automático.
6. Click Confirmar → crea Appointment.
7. Sistema envía confirmación al paciente (email + SMS si configurado).

Reagendar / cancelar

• Reagendar: drag-and-drop el Appointment a nuevo slot.
• Cancelar: click en cita → Cancelar → ingresar razón (no-show, paciente solicitó, médico solicitó, otro).
• Sistema actualiza Appointment status=cancelled y notifica al paciente.

Recordatorios automáticos

• 24h antes: SMS + email automático.
• 2h antes: SMS si paciente no confirmó.
• Si confirmó vía link, status pasa a booked confirmed.

Confirmar citas del día siguiente

1. Al cerrar el día (5pm típicamente), abrir Agenda → mañana.
2. Filtrar por status: pending confirmation.
3. Click Llamar / WhatsApp (botón directo si tu clínica integró).
4. Marcar:
   • confirmed si confirmaron.
   • tentative si dejaste mensaje.
   • cancelled si avisaron que no van.
5. Sistema actualiza Appointment status.

Lo que NO puedes hacer

Tu rol es secretaria. No tienes acceso a:

• Ficha clínica completa (solo demográficos básicos).
• Diagnósticos y prescripciones (es del médico).
• Cobrar (es del cajero — pero puedes consultar montos).
• Reportes (es del admin).

Tienes acceso de lectura a:

• Caja (para verificar si paciente pagó antes de admitir).
• Reportes básicos de agenda (asistencia, no-shows).

Atajos útiles

Atajo	Acción
⌘ + K	Buscar paciente
⌘ + .	Abrir EMI
⌘ + N	Nuevo paciente
⌘ + E	Nuevo encuentro
⌘ + A	Ir a agenda

Buenas prácticas

• Verifica identificador nacional siempre — sistema valida pero un dedazo en el dígito te puede crear duplicados.
• Confirma email y teléfono cada visita — la gente cambia número y los recordatorios se pierden.
• Usa el campo “notas internas” para info que el médico debería saber pero no es clínica (ej: “viene con familiar adulto mayor”, “habla solo creole”).
• Marca no-shows — el sistema te avisa de pacientes que faltan recurrentemente.
• No expongas datos clínicos — si el paciente pregunta por su diagnóstico, derívalo al médico. Tú no tienes acceso ni autoridad.