Manual de recepción

Manual operativo para recepcionistas en EMA Lab. Cubre admisión de órdenes, gestión de check-in, facturación y atención a clientes externos (clínicas que envían órdenes).

Tu día típico

Tu vista al loguearte muestra:

1. Órdenes del día — pendientes de admisión.
2. Lotes pendientes de check-in — muestras llegadas.
3. Pendientes de facturación — órdenes completadas sin pago.
4. Clientes con SLA cerca de exceder — alerta operativa.

Admisión: orden walk-in (paciente llega)

1. Recibir paciente en mesón.
2. Click Órdenes → + Nueva orden.
3. Buscar paciente por identificador nacional (en Chile RUT, con validación automática de dígito verificador) o crear nuevo.
4. Si nuevo: completar MPI (datos demográficos, contacto, coverage).
5. Marcar como walk-in (sin cliente externo).
6. Seleccionar tests:
   • Buscar por código LOINC, nombre clínico o profile.
   • Sistema auto-explora profile si seleccionas (ej: perfil bioquímico → 12 tests).
   • Verificar que el test esté activo en el catálogo.
7. Verificar cobertura:
   • Particular → cobra base price.
   • Cobertura pública (en Chile, Fonasa con tramo A/B/C/D) → el sistema calcula copago automático.
   • Cobertura privada con bono (en Chile, Isapre) → ingresa bono.
   • Convenio empresa → no cobra ahora, factura después.
8. Click Crear orden → genera ServiceRequest per test.
9. Sistema imprime/muestra etiquetas tubo Code 128B.
10. Cobra (si aplica) → emite documento fiscal electrónico vía emadte (en Chile, Boleta 39 al SII) automático.
11. Direct paciente a sala de toma.

Admisión: orden externa (de clínica cliente)

Las clínicas envían órdenes vía conector FHIR/HL7v2 — llegan automáticamente al sistema:

1. En Órdenes, ver lista filtrada por cliente origen.
2. Click en orden → ver detalle:
   • Datos paciente.
   • Tests solicitados.
   • Origen (qué clínica + médico solicitante).
3. Si todo ok → click Aceptar e imprimir etiquetas.
4. Si hay issue (paciente no encontrado, test no en catálogo) → Rechazar con razón → notifica al cliente.
5. Coordinar con cliente para envío de muestras (transporte propio o logística externa).

Check-in lote (recepción de muestras)

1. Recibir lote del transporte o del flebotomista.
2. En Check-in lote, escanear cada barcode con lector USB.
3. Sistema valida cada tubo:
   • Barcode existe en orden.
   • Tubo correcto para el test (ej: tubo seco vs tubo con anticoagulante).
   • Volumen suficiente (si aplica).
   • Temperatura de transporte (si tracker conectado).
4. Si todo ok → click Recepcionar lote → Specimen.status=received.
5. Si hay rechazo:
   • Marcar NC GP41 con razón específica:
     • Pre-analytical: hemólisis, mal etiquetado, volumen insuficiente, tubo equivocado, etc.
   • Adjuntar foto evidencia.
   • Notificar al origen para re-toma o derivación.
6. Sistema rutea automáticamente cada test a su sección (HEM, QUI, MICRO, etc.).

No procesar muestras dudosas

Si tienes duda sobre identidad de un tubo (etiqueta dañada, barcode no escanea), no recepcionar. Marca NC y contacta al origen. Procesar muestras mal identificadas es la causa #1 de errores post-analíticos críticos.

Facturación

Cobrar al momento (walk-in)

1. Al crear orden walk-in, sistema pre-calcula el monto según coverage.
2. Seleccionar método de pago: efectivo, débito, crédito, transferencia.
3. Si efectivo, ingresar monto recibido → vuelto.
4. Click Cobrar → genera:
   • cash_movements con tipo payment.
   • Invoice draft.
   • Llama a emadte → emite Boleta 39 SII.
5. Imprimir/enviar comprobante al paciente.

Facturar a cliente externo (mensual)

Reportes → Convenios y clientes:

• Sistema agrega todas las órdenes completadas del cliente del periodo.
• Genera factura electrónica 33 vía emadte.
• Envía por email al cliente (admin financiero).
• Marcar como pagada cuando llega depósito.

Atender consultas de clientes externos

Las clínicas que envían órdenes pueden:

• Consultar estado de orden vía portal (si tienen acceso).
• Llamar para preguntar por TAT.
• Reclamar por NC.

Cuando llaman por estado

1. Buscar la orden por nombre paciente o número orden.
2. Mostrar el status de cada test:
   • pending → no ha llegado muestra.
   • received → en check-in.
   • in_progress → en worklist técnica.
   • completed → reportado.
3. Si hay retraso, derivar al admin para coordinar con sección.

Cuando reclaman por NC

1. Buscar la NC en No conformidades.
2. Explicar la razón GP41.
3. Coordinar re-toma o re-envío de muestra.
4. Documentar la conversación en notas internas de la NC.

Catálogo de tests

Como recepción ves el catálogo en read-write para selección al crear orden, pero NO modificas:

• Crear test nuevo — admin/director.
• Modificar precio — admin.
• Activar/desactivar — admin.

Si un test que necesitas no está, escala al admin.

Atajos útiles

Atajo	Acción
⌘ + K	Buscar paciente / orden
⌘ + N	Nueva orden
⌘ + C	Ir a check-in
⌘ + B	Ir a billing
Esc	Cerrar drawer/modal

Buenas prácticas

• Verifica el identificador nacional siempre — el sistema valida el formato pero un dedazo te puede crear duplicados.
• Confirma email y teléfono cada visita — gente cambia número y los recordatorios se pierden.
• NC inmediata si dudas — no proceses una muestra dudosa “para salir del paso”.
• Documenta llamadas en notas de orden — cuando un cliente reclama, registra la conversación.
• Vacía tu cola al cierre del día — no dejes órdenes “pending” sin procesar.