Manual de finanzas

Manual operativo para el equipo de finanzas en EMA Vault. Cubre tu día a día: finance entries, MRR, exchange rates, configuración fiscal por país, obligaciones, contratos.

Tu día típico

Tu vista al loguearte:

1. Dashboard finance — MRR mes actual UF, ingresos del mes.
2. Notifications — contratos por vencer, obligaciones pendientes, documentos fiscales rechazados.
3. Pendientes — facturas por enviar, pagos por registrar.

Finance entries

Registrar entrada

1. Finanzas → + Nueva entrada.
2. Llenar:
   • Tipo: ingreso / egreso.
   • Categoría (consultoría, recurring, hosting, marketing, etc.).
   • Monto + moneda (CLP / USD / UF / EUR).
   • Fecha.
   • Org asociada (si aplica).
   • Descripción.
3. Click Crear → INSERT finance_entries.
4. Sistema convierte a UF según exchange_rates del día.

Multi-moneda

Exchange rates:

• Sistema mantiene rates diarios CLP/USD/UF/EUR.
• Actualiza automáticamente desde fuente externa (BCCh).
• Si la fecha no tiene rate, finance entry queda con requires_rate=true y se actualiza al backfill.

Ver entries del mes

1. Finanzas → filtros:
   • Mes / año.
   • Tipo (ingreso/egreso).
   • Categoría.
   • Org.
2. Sistema muestra:
   • Total ingresos en UF.
   • Total egresos en UF.
   • Margen.
3. Exportar a XLSX para reporting externo.

MRR (Monthly Recurring Revenue)

Registrar MRR del mes

1. MRR → + Nuevo entry mensual.
2. Sistema lista clientes activos con contratos vigentes.
3. Para cada cliente, llenar mrr_uf:
   • Suma de contratos recurring activos.
   • Snapshot del mes.
4. Click Guardar → INSERT mrr_entries.
5. Sistema actualiza Dashboard ejecutivo + barra BUPA progreso.

Barra BUPA progreso

Threshold hardcoded: 132 UF/mes.

• Verde: mrr ≥ 132 UF (100%+).
• Azul: mrr ≥ 66 UF (50%+).
• Naranja: mrr < 66 UF (menos del 50%).

Contratos

Ver contratos vigentes

1. Contratos → filtro status=active.
2. Lista con columns: org, monto, start, end, días restantes.
3. Aquellos con end_date <= now() + 30d → highlight amarillo.

Renovar contrato

1. Click contrato → Renovar.
2. Sistema pre-llena nuevo contrato con start_date = end_date anterior.
3. Ajustar monto si cambia.
4. Click Crear y firmar (si renovación automática) o draft para firma offline.

Cancelar contrato

1. Click contrato → Cancelar.
2. Ingresar razón (texto + categoría: cliente solicitó / impago / regulatorio / otro).
3. Status → cancelled. Audit log registra.
4. Si cliente sigue usando producto → coordinar con admin para suspender tenant.

Configuración de facturación electrónica por cliente

Configurar la facturación de un cliente nuevo

1. Clientes → click cliente → Tab Fiscal.
2. Click + Configurar facturación electrónica.
3. Llenar fiscal_config:
   • Identificador tributario del cliente (en Chile, RUT con dígito verificador).
   • Razón social (legal).
   • Dirección facturación.
   • Comuna + ciudad.
   • Certificado digital: upload .p12 + password.
   • Ambiente del organismo fiscal del país (en Chile SII: maullin para certificación, palena para producción).
   • Tipos de documento habilitados (en Chile DTE: 33, 34, 39, 41, 56, 61).
4. Click Guardar.
5. Sistema sync a clinic/lab via X-Platform-Key.
6. El cliente puede emitir documentos fiscales desde su producto.

Anular documento fiscal emitido

1. Facturación → Emitidos.
2. Click en el documento a anular → Generar Nota de Crédito.
3. Llenar razón.
4. Sistema POST a emadte para emitir tipo 61.
5. Update dte_emissions_log con referencia.
6. Confirmar al cliente vía email.

Documentos rechazados por el organismo fiscal

1. Facturación → Pendientes → ver rechazos.
2. Click → ver la razón del organismo fiscal (identificador tributario inválido, formato incorrecto, etc.).
3. Corregir (en fiscal_config o en los datos del documento).
4. Click Re-emitir.

Obligaciones

Obligaciones — pagos y declaraciones a terceros.

Crear obligación

1. Obligaciones → + Nueva.
2. Llenar:
   • Tipo: organismo fiscal (en Chile SII), previsional (AFP), salud, servicios, otros.
   • Monto + moneda.
   • Due date.
   • Recurring? (mensual, trimestral, anual).
3. Sistema crea entry y alerta 7d antes del vencimiento.

Marcar como pagada

1. Click obligación → Marcar pagada.
2. Ingresar fecha de pago + método + comprobante.
3. Si recurring, sistema auto-genera próxima instancia.

Facturación interna

Facturación:

• Listado de invoices internas (a clientes, distintas del flujo de facturación electrónica).
• Para clientes con convenio postpaid o servicios fijos.
• Sistema genera PDF con datos del cliente.

Generar invoice

1. Facturación → + Nueva invoice.
2. Seleccionar cliente.
3. Agregar line items.
4. Sistema calcula total + IVA.
5. Click Generar PDF → ruta /print para download.
6. Enviar al cliente externo (no via Vault — email manual).

Exchange rates

Exchange rates:

• Tabla con rates diarios.
• Sistema fetch automático desde BCCh.
• Si necesitas backfill manual, click + Manual rate.

Lo que NO puedes hacer

Tu rol es finance. NO tienes acceso a:

• Audit log completo (admin only — solo ves los tuyos via My activity).
• Equipo Vault / users (admin).
• Provisioning (admin/technical).
• Settings (admin).
• Producto module (technical).
• EMI access matrix (admin).

Si necesitas algo de eso, pídele a admin/technical.

Atajos útiles

Atajo	Acción
g luego f	Finanzas
g luego m	MRR
g luego i	Invoicing
g luego o	Obligaciones

Buenas prácticas

• MRR mensual los primeros 5 días — luego se complica (pagos retrasados confunden).
• Reconciliar finance entries con bank statement mensualmente.
• Verificar exchange rates antes de cerrar mes — si BCCh no publicó, backfill manual.
• Doble check de configuración fiscal — un identificador tributario mal escrito produce documentos rechazados por el organismo fiscal.
• Certificados digitales con expiry — alertar cliente 30d antes de vencer (el cliente renueva el certificado ante el organismo fiscal correspondiente; en Chile, SII).
• Obligaciones recurring auto-generan — verificar mensualmente que se crearon ok.
• Reporte mensual al CEO — Dashboard ejecutivo + comments.