Manual del admin del laboratorio

Manual operativo para administradores en EMA Lab. Cubre todo lo que no es atención clínica directa: configurar el laboratorio, gestionar usuarios, definir pricing, manejar conectores y supervisar operaciones.

Tu día típico

Tu vista al loguearte muestra:

1. Métricas operacionales — órdenes del día, ingresos, TAT por sección, NCs.
2. Pendientes de admin — usuarios por aprobar, documentos fiscales rechazados, conectores con DLQ alert, reportes vencidos.
3. Tasks regulatorias — stewardship próximo, reporte a la autoridad sanitaria del país pendiente (en Chile, REM al MINSAL).
4. Sistema — Hub on-prem desconectados, retry queue acumulado.

Configurar el laboratorio

Datos básicos

Settings → Organization:

• Razón social, identificador tributario del país (en Chile RUT), dirección, teléfono.
• Logo (PNG/SVG) — aparece en topbar y reportes.
• Email institucional para CC en notificaciones.
• Horarios de operación.

Establishment code

• Código de establecimiento único del laboratorio (en Chile, código DEIS del MINSAL).
• Crítico para REM y reportes regulatorios.

Gestionar usuarios

Crear usuario nuevo

1. Settings → Users → + Nuevo usuario.
2. Ingresar:
   • Email institucional.
   • Nombre completo.
   • Rol: lab_admin, lab_director, lab_tech, lab_reception, lab_phlebotomist, lab_viewer.
3. Click Invitar → sistema envía email con magic link de setup.
4. Usuario configura su password y entra.

Configurar tech_section_auth (TM)

Para que un TM pueda validar Stage 1 de una sección, necesita autorización explícita:

1. Settings → Users → <user> → Tab Secciones.
2. Marcar checkbox de las secciones autorizadas.
3. Para cada sección, seleccionar level:
   • technical — puede validar Stage 1 técnica.
   • clinical — puede firmar Stage 4 clínica (típicamente director).
4. Click Guardar.

Client isolation (cuando aplica)

Si necesitas restringir un usuario a ciertos clientes externos:

1. Settings → Users → <user> → Tab Client Access.
2. Marcar las clínicas/clientes a los que tiene acceso.
3. Si no marcas ninguno, el usuario tiene acceso a TODOS los clientes (default). Si marcas, solo ve los marcados.
4. Click Guardar.

Catálogo de tests

1. Catalog → Tests → + Nuevo test.
2. Definir:
   • Nombre + código LOINC oficial.
   • Sección (HEM, QUI, INM, COA, URO, TDM, MIS, MICRO, MOL).
   • Tipo de muestra (specimen_type).
   • Tubo / contenedor (container).
   • Volumen mínimo.
   • Rangos referencia (por edad/sexo si aplica).
   • Critical value thresholds.
   • Autoverify conditions (si aplica).
3. Pricing asociado:
   • base_price_clp.
   • Precios por price list (ver abajo).
4. Click Guardar → crea entry en test_catalog.

Profiles (paneles)

Catalog → Profiles:

• Agrupación visual de tests (perfil bioquímico, hematológico, etc.).
• Al crear orden, recepción puede seleccionar profile y se expande automáticamente a los tests individuales.

Pricing

Price lists

Pricing → Price Lists:

• Lista por cliente (ej: “Particular”, “Convenio Empresa X”, “Clínica Y”).
• Para cada test, precio override del base.
• Activación per-cliente vía client_config.

Bonos de cobertura privada (en Chile, Isapre)

Sistema usa imed-client para validación de bonos. Configurar credenciales en Settings → Integrations.

Conectores HL7v2 / FHIR

Conector inbound (recibir órdenes)

1. Connectors → HL7v2 inbound → + Configurar nuevo.
2. Ingresar:
   • Cliente origen (Organization).
   • Endpoint que escucharás (URL pública).
   • API key inbound (sistema genera + hash SHA-256 L089).
3. Compartir la clave en plain text con el cliente externo de forma segura (NO email plain text — usar 1Password, Bitwarden, etc.).
4. Cliente configura su EHR para enviar HL7v2 a tu URL con la API key.
5. Sistema recibe + valida con hash + crea ServiceRequest automático.

Rotar API key inbound

1. Connectors → HL7v2 inbound → <conector> → Rotar API key.
2. Sistema genera nueva clave.
3. Notificar cliente con la nueva clave.
4. Cliente actualiza su EHR.
5. Antigua clave se invalida automáticamente al actualizar.

Conector outbound (enviar reportes)

1. Connectors → HL7v2 outbound → + Configurar nuevo.
2. Ingresar:
   • Cliente destino.
   • URL del EHR cliente.
   • Auth (API key, OAuth, etc.).
3. Sistema envía DR firmados como ORU R01.
4. Si falla, queda en retry queue y reintenta cron */5min (L048).
5. Si después de N retries sigue fallando, alert DLQ Loops al admin.

FHIR Subscriptions

1. Connectors → FHIR Subs → + Nueva subscription.
2. Configurar Aidbox cliente externo + endpoint nuestro.
3. Cliente publica Subscription en su Aidbox.
4. Cuando crea ServiceRequest en su Aidbox, manda webhook a nosotros.
5. Sistema recibe + valida + crea ServiceRequest local.

Hub on-premise

Provisioning de Hub para sede

1. Sites → Hub Registry → + Nuevo Hub.
2. Asociar a lab_site.
3. Sistema genera hub-token único.
4. Compartir con el técnico que va a instalar (vía 1Password/Bitwarden).
5. Técnico instala Docker en la sede + configura con el token.
6. Hub se autentica + empieza a heartbeat.

Renovar Hub token

1. Sites → Hub Registry → <hub> → Renovar token.
2. Sistema genera nuevo token.
3. Invalidar antiguo.
4. Notificar técnico con nuevo token.
5. Técnico actualiza Docker .env + reinicia.

Reportes operacionales

Dashboard mensual

Dashboard → Mensual:

• Órdenes procesadas.
• Ingresos por método de pago / cliente.
• TAT promedio por sección.
• NCs por categoría.
• QC compliance.
• documentos fiscales emitidos vs rechazados.

Reportes regulatorios

Reporte	Periodicidad	Responsable
Reporte estadístico mensual a la autoridad sanitaria del país (en Chile, REM al MINSAL)	Antes del día 15 del mes siguiente	Admin
Stewardship CLSI M39	Trimestral	Director (admin facilita)
QC interno	Mensual	Director
NCs GP41	Mensual	Director (admin compila)
Audit interno	Mensual	Admin

Auditoría

Reports → Audit logs:

• Toda acción de cualquier usuario, queryable por:
  • Usuario.
  • Acción.
  • Recurso.
  • Rango fechas.
• Exportable a XLSX.

facturación electrónica (config + monitoreo)

Settings → documentos fiscales:

• Configurar billing_config:
  • documentos fiscales provider (emadte).
  • API key per-tenant (L026).
  • Folios disponibles.
  • Email emisor.
• Monitorear pendientes en Billing → documentos fiscales pendientes.
• Re-emitir si rechazaron.

Configurar EMI (alpha hasta Wave 5)

Settings → EMI:

• Activar/desactivar el botón flotante.
• Rate limit (queries/usuario/día).
• Sistema deja tenant_emi_access.is_active = true.
• Wave 5 añade el agent lab_assistant con contexto del producto.

Multi-site

Si tu lab tiene múltiples sedes:

Settings → Lab Sites:

• Crear cada sede con dirección, contacto, equipamiento.
• Asociar Hub on-premise a cada sede.
• Configurar routing rules entre sedes.
• Configurar transport routes físicas.

Lo que SÍ puedes hacer (poder total)

• Configurar todo lo no-clínico.
• Ver toda la actividad del lab.
• Crear/desactivar usuarios.
• Configurar conectores y rotar API keys.
• Manejar pricing y convenios.
• Acceder a audit logs.
• Anular documentos fiscales emitidos con razón regulatoria documentada.
• Provisioning Hub on-prem.

Lo que NO debes hacer (aunque puedas)

• Modificar resultados clínicos confirmados — eso es del director.
• Compartir API keys o tokens vía email plain text — usar vault.
• Anular DR firmados sin generar enmienda — los DR son legales.
• Compartir tu password — cada quien con su usuario, audit es por user_id.
• Rotar API keys sin coordinar con cliente — corta el conector.

Atajos útiles

Atajo	Acción
⌘ + K	Búsqueda global
⌘ + Shift + R	Reportes
⌘ + Shift + U	Usuarios
⌘ + Shift + C	Catálogo

Buenas prácticas

• Auditoría es tu mejor amiga — revisa audit logs semanalmente.
• Stewardship trimestral — coordinar con director con anticipación.
• REM siempre antes del 15 del mes siguiente — el plazo legal.
• Rotar API keys cada 6-12 meses como práctica de seguridad.
• Capacita al equipo — TM en Westgard, recepción en GP41, flebotomistas en orden de extracción correcto.
• Establece protocolo de bug reporting — usuarios reportan a ti, tú escalas a soporte EMA si es producto.
• Revisa user_roles trimestralmente — desactiva quienes ya no trabajan.
• Mantén convenios actualizados — precios cambian.
• Monitor Hub on-prem — heartbeat ausente más de 1h = problema.