Manual de cajero

Manual operativo para cajeros y personal de caja en EMA Clinic. Cubre cobros, gestión de caja diaria, emisión de documentos fiscales electrónicos (en Chile, DTE al SII) y reconciliación.

Tu día típico

Tu vista al loguearte muestra:

1. Caja del día — apertura, movimientos, saldo actual.
2. Pendientes de cobro — encuentros sin pago, ordenados por hora.
3. DTE pendientes — boletas que fallaron al emitir y requieren atención.

Apertura de caja (inicio de turno)

1. Login → click Caja → Abrir caja del turno.
2. Ingresar monto inicial (vuelto en efectivo).
3. Confirmar → sistema crea cash_movement tipo opening.
4. Caja queda abierta y registra todos los movimientos hasta cierre.

Precaución

No puedes cobrar con caja cerrada. Si llegas a tu turno y la caja del turno anterior quedó sin cerrar, primero cierra esa y luego abre la tuya.

Cobrar a un paciente

1. Paciente llega a caja con QR o sin él.
2. Buscar encuentro:
   • Por QR (escanear con cámara o ingresar código).
   • Por nombre/identificador nacional del paciente.
3. Sistema muestra:
   • Servicios prestados (HealthcareService + ChargeItem).
   • Coverage del paciente (Particular / Fonasa / Isapre / Convenio).
   • Monto a cobrar (después de copago/bono si aplica).
4. Verificar coverage:
   • Particular → cobra base_price_clp.
   • Fonasa A → 0 copago.
   • Fonasa B/C → 10% copago.
   • Fonasa D → 20% copago.
   • Isapre → ingresa número de bono y monto.
   • Convenio empresa → no cobra al paciente, queda postpaid.
5. Seleccionar método de pago:
   • Efectivo.
   • Débito (tarjeta).
   • Crédito (tarjeta).
   • Transferencia (con número de operación).
   • Mixto (combinar).
6. Si es efectivo, ingresar monto recibido → sistema calcula vuelto.
7. Click Cobrar → genera:
   • cash_movement con tipo payment.
   • Invoice draft.
   • Llama a emadte worker para emitir Boleta 39 SII.
8. Imprimir o enviar comprobante al paciente.

Si el método es Isapre con bono

1. Solicitar bono físico o digital al paciente.
2. Sistema valida número de bono con imed-client.
3. Sistema aplica monto del bono.
4. Si hay diferencia, cobrar al paciente.
5. Si bono cubre todo, el cash_movement es 0 y queda registro de “cobro vía Isapre”.

Si el método es convenio empresa

1. Verificar que paciente esté en convenio activo.
2. Sistema busca agreement_prices.
3. No cobras al paciente — solo confirmas con OK.
4. Invoice draft queda postpaid.
5. Mensual, el admin factura al convenio.

Anular un cobro

Si te equivocaste:

1. Click en el cash_movement → Anular.
2. Ingresar razón (texto libre + categoría):
   • “Error en monto”.
   • “Error en método pago”.
   • “Cliente solicitó refund”.
   • “Servicio no prestado”.
3. Sistema crea cash_movement opuesto con tipo void.
4. Si facturación electrónica ya se emitió, sistema emite Nota de Crédito automáticamente.
5. Reembolsar al paciente si corresponde (efectivo / contracargo tarjeta).

Precaución

Las anulaciones quedan auditadas con tu user_id y razón. Si es un error frecuente (>2 al día), el admin recibe alerta. No abuses — usa solo cuando realmente corresponde.

Cierre de caja (fin de turno)

1. Click Cerrar caja del turno.
2. Sistema te muestra:
   • Saldo teórico (apertura + movimientos).
   • Detalle por método de pago.
3. Contar físicamente efectivo, comprobantes débito/crédito.
4. Ingresar saldo real.
5. Si hay diferencia con saldo teórico, ingresar:
   • Monto diferencia.
   • Razón (“vuelto mal dado”, “comprobante perdido”, “error de cobro”).
6. Click Cerrar caja → genera cash_movement tipo closing.
7. Caja queda cerrada — siguiente turno debe abrirla.

facturación electrónica (Boletas y Facturas)

Cómo funciona

EMA Clinic emite DTE automáticamente vía emadte worker:

• Cobro a particular → Boleta 39.
• Cobro a empresa con identificador nacional → Factura electrónica 33.
• Anulación → Nota de Crédito 61.
• Cobro a Fonasa → Boleta 39 con receptor exento.

Si DTE falló

A veces SII rechaza una boleta (identificador nacional inválido, ambiente caído, etc.). Cuando pasa:

1. Click DTE pendientes → ver lista con razón del fallo.
2. Identificar la causa:
   • identificador nacional receptor inválido → corregir en ficha del paciente y reintentar.
   • SII caído → esperar y reintentar.
   • Folio agotado → escalar al admin para gestionar nuevos folios.
3. Click Re-emitir cuando esté la causa resuelta.

Reconciliación diaria

Al cerrar el día (después del último turno):

1. Click Reportes → Reconciliación diaria.
2. Sistema genera reporte con:
   • Total cobrado por método.
   • DTE emitidos vs movimientos de caja (debe coincidir).
   • Anulaciones del día.
3. Verificar discrepancias.
4. Si hay diferencias, investigar y corregir antes del cierre del día.
5. Exportar a PDF/XLSX para archivo del admin.

Lo que NO puedes hacer

Tu rol es cajero. No tienes acceso a:

• Ficha clínica (no la necesitas).
• Cambiar precios de servicios (es del admin).
• Modificar coverage del paciente (es de la secretaria).
• Cancelar facturación electrónica (es del admin con razón regulatoria).

Atajos útiles

Atajo	Acción
⌘ + K	Buscar encuentro / paciente
⌘ + .	Abrir EMI
⌘ + C	Cobrar (en pantalla de encuentro)
⌘ + L	Cerrar caja

Buenas prácticas

• Cuenta el efectivo dos veces antes de aceptar.
• Confirma método de pago verbalmente con el paciente para evitar error.
• No cierres caja con diferencias sin documentar — el admin lo notará y te van a preguntar.
• Verifica que la Boleta SII se emitió antes de despedir al paciente — si está pendiente, ya quedó en cola y el comprobante llega por email.
• Reporta sospechas de fraude (billetes falsos, identificador nacional inválido recurrente, comportamiento extraño) al admin de inmediato.