Workflows paso a paso

Esta página te guía paso a paso a través de los flujos más comunes en Vault.

Workflow 1 — Capturar lead, convertir y provisionar

End-to-end desde un lead nuevo hasta cliente operativo en sus productos.

Paso a paso · Comercial

1. Ir a Pipeline.
2. Click + Nuevo lead.
3. Llenar:
   • Nombre + email.
   • Source (web, EMI chat, referido, evento, otros).
   • Empresa (si aplica).
   • Comentario inicial.
4. Click Crear → lead aparece en columna “Nuevo”.
5. Trabajar el lead:
   • Mover entre columnas según conversaciones.
   • Cada cambio de etapa actualiza probability automáticamente.
   • Agregar actividades (llamada, email, reunión).
6. Cuando sea ganado → drag a columna “Ganado”.
7. Click Convertir a cliente:
   • Sistema crea organization con tipo cliente.
   • Crea contacto en people.
   • Pre-llena slug desde el nombre (editable).
   • Lead queda con status='cerrado_ganado'.

Paso a paso · Finanzas / Admin

1. Ir a Clientes → click en el cliente recién convertido.
2. Tab General:
   • Verificar slug (será su subdominio).
   • País + moneda preferida.
   • Categoría (clínica, lab, hospital, etc.).
3. Tab Fiscal:
   • Llenar fiscal_config: identificador tributario del país (en Chile RUT), razón social, certificado digital .p12.
   • Ambiente del organismo fiscal (en Chile SII: maullin para certificación, palena para producción).
   • Tipos de documento habilitados (en Chile DTE: 33, 34, 39, 41, 56, 61).
4. Tab Contratos:
   • Crear contrato con monto + start_date + end_date.
   • Sistema alerta 30 días antes de vencimiento.
5. Tab Finanzas:
   • Crear mrr_entries mensual.
6. Tab Productos:
   • Click Provisionar productos → seleccionar Lab/Clinic/Well.
7. Sistema:
   • Crea Aidbox Organization + OAuth.
   • AES-GCM encrypt secret.
   • Loop POST X-Platform-Key a cada producto.
   • INSERT audit_log con detalle.
8. Tab Productos ahora muestra cada uno con status active.
9. Click Invitar admin → email + nombre.
   • Sistema crea user + user_roles lab_admin (o equivalente) en cada producto.
   • Cliente recibe email Loops con link de activación.

Workflow 2 — Pipeline + AI propuesta

Paso a paso · Comercial

1. En Pipeline, click en lead → ver detalle.
2. Click Generar propuesta con AI.
3. Sistema:
   • Recopila contexto del lead (email, empresa, source, conversaciones EMI si existen).
   • POST /api/ai/proposal → Anthropic Sonnet.
   • Retorna doc markdown con propuesta estructurada.
4. Editar el draft:
   • Vault muestra editor markdown side-by-side.
   • Sonnet pone rangos de precio “$X-Y” → tú definís el monto exacto.
   • Verificar plazos, alcance, deliverables.
5. Click Guardar como documento → INSERT documents asociado al lead.
6. Enviar al cliente vía email externo (no Vault).
7. Mover lead a etapa “Propuesta”.

AI ≠ verdad absoluta

La propuesta generada es borrador. Sonnet puede inventar precios o plazos. Tu trabajo es verificar y editar todo antes de enviar. La firma del staff que generó queda en documents.created_by.

Workflow 3 — Contratos: crear, firmar, alertar vencimiento

Crear contrato

1. Ir a Contratos → + Nuevo contrato.
2. Seleccionar organization cliente.
3. Llenar:
   • Tipo (servicio, recurring, project-based).
   • Monto + moneda.
   • Start date + end date.
   • Términos (texto libre o doc adjunto).
4. Click Crear → status=draft.

Firmar (offline, registrar en Vault)

1. Cliente firma físicamente o via DocuSign externo.
2. En Vault, click contract → Marcar como firmado.
3. Adjuntar PDF firmado en documents.
4. Status → signed → automatic → active.

Alertas vencimiento

Cron diario revisa end_date <= now() + 30 days:

• INSERT notifications con tipo contract_expiring.
• Aparece en Dashboard del staff comercial.
• Click → ver contrato → opciones: renovar, cancelar, dejar vencer.

Workflow 4 — Configuración fiscal y emisión cross-product

Paso a paso · Finanzas

1. Ir a Clientes → <cliente> → Tab Fiscal.
2. Click + Configurar facturación electrónica.
3. Llenar fiscal_config:
   • Identificador tributario del cliente (en Chile, RUT).
   • Razón social.
   • Dirección facturación.
   • Comuna + ciudad.
   • Certificado digital: upload .p12 + password.
   • Ambiente del organismo fiscal del país (en Chile SII: maullin para certificación, palena para producción).
   • Tipos de documento habilitados (en Chile DTE: 33 factura, 34 exenta, 39 boleta, 41 boleta exenta, 56 nota crédito, 61 nota débito.
4. Click Guardar.
5. Sistema sync el fiscal_config a clinic/lab via X-Platform-Key.
6. Clinic y lab pueden emitir documentos fiscales desde su producto vía emadte.
7. Cada emisión queda registrada en dte_emissions_log para audit.

Anular un documento fiscal

Si cliente solicita anulación:

1. Localizar el documento en Facturación → Pendientes/Emitidos.
2. Click → Generar Nota de Crédito.
3. Sistema:
   • POST a emadte para emitir tipo 61.
   • Update dte_emissions_log con referencia.
4. Confirmar al cliente.

Workflow 5 — Producto module: gestión release

Paso a paso · Técnico

1. Ir a Producto → seleccionar producto (ej: Clinic).
2. Sub-pages disponibles:
   • Dashboard: KPIs producto, releases recientes.
   • Issues: GitHub issues sync (cache).
   • Backlog: features pendientes.
   • Journeys: user journeys editables.
   • Modulos: módulos × features.
   • Tech: tech stack + architecture.
   • Releases: versiones publicadas.
   • Roadmap: capas con target dates.
3. Crear release:
   • Tab Releases → + Nueva release.
   • Llenar version + título + changelog_md.
   • Asociar issues GitHub cerrados.
   • Click Publish.
4. Release aparece en docs públicos del producto + dashboard.

GitHub sync

Workflow 6 — EMI access matrix

Paso a paso · Admin

1. Ir a EMI access admin.
2. Ver matriz: rows tenants × columns apps EMI.
3. Para cada celda, toggle on/off tenant_emi_access.is_active.
4. Toggle ON: el tenant tiene EMI activo en ese product.
5. Toggle OFF: EMI drawer escondido en ese product, calls /api/emi/chat retornan 403.
6. Sistema actualiza tenant_emi_access y registra en audit.

Analytics

EMI analytics:

• KPIs últimos 30d: total invocations, tokens, costo estimado.
• Time series: invocaciones por día.
• Per app: clinic vs lab vs vault vs landing.
• Per tenant: top tenants consumidores.
• Per agent: cuáles agentes EMI son más usados.

Workflow 7 — Audit log query

Paso a paso · Admin / Technical

1. Ir a Audit log.
2. Filtros:
   • User: quién hizo la acción.
   • Table: qué tabla cambió.
   • Action: INSERT, UPDATE, DELETE.
   • Date range: rango temporal.
3. Lista cronológica con:
   • Timestamp.
   • User_id (resolved a email).
   • Action + table.
   • Before / after JSON (con secrets sanitizados).
4. Click en row → ver detalle completo.
5. Exportar a CSV si necesitas reporting.

Consejo

Ejemplo útil: ¿quién canceló contratos esta semana?

Filter table=contracts, action=UPDATE, look for after.status=cancelled.

Workflow 8 — Provisionar staff EMA nuevo

Paso a paso · Admin

1. Ir a Equipo Vault.
2. Click + Nuevo usuario.
3. Llenar:
   • Email @emahealth.io.
   • Full name.
   • Role: admin / technical / commercial / finance / viewer.
4. Click Crear.
5. Sistema INSERT vault_users con is_active=true.
6. Avisar al usuario: hacer Google login en vault.emahealth.io.
7. Usuario entra y ve sidebar según su rol.

Workflow 9 — Métricas Ema Well

Paso a paso · (todos read)

1. Ir a Ema Well.
2. Sistema llama /api/well/metrics/* que conecta a proyecto Supabase separado (sa-east-1).
3. Solo agregadas — Ley 21.719 prohibe ver datos individuales de salud.
4. Métricas mostradas:
   • Overview: usuarios activos, total habits, completion rate.
   • Retention: cohortes weekly.
   • Streaks: distribución de streaks activas.
   • Pillars: cuál pillar es más popular.
   • Daily: actividad última semana.

Patrones cross-workflow

• Audit es transparente — cualquier acción crítica queda registrada con secrets sanitizados.
• Provisioning es idempotente — re-correr no duplica recursos.
• AI es best-effort — proposal, contract summary, lead summary. Siempre revisar.
• EMI invocations son auth event — cada llamada deja huella en emi_invocations.
• Slug rename con history — 12 meses de redirect via tenant_slug_history.
• Theme persiste localStorage — usuario elige y se respeta.